Administrative & project assistant

La oferta

Donar suport a l’administració de l’empresa, gestionar el control de cobraments i pagaments i col·laborar en l’administració dels projectes. Inicialment, la posició serà íntegrament de back office, sense contacte directe amb els clients. Treballaràs amb l’equip intern i donaràs suport als responsables d’administració i de projecte. La dedicació es distribuirà aproximadament en tres àrees: un terç administració general, un terç cobraments i pagaments i un terç suport administratiu a projectes (PMO), amb flexibilitat segons les necessitats de cada moment. Responsabilitats Administració general • Preparar, revisar i mantenir actualitzada la documentació administrativa. • Controlar que l’equip registri les hores de treball dins dels terminis establerts i d’acord amb els criteris interns (compliance). • Gestionar les reserves de viatges i el seguiment de les despeses de l’equip. • Donar suport a l’organització d’esdeveniments interns i corporatius. • Gestionar la compra de marxandatge corporatiu. • Donar suport en la gestió de compres, proveïdors i serveis interns. • Fer seguiment de tràmits i tasques administratives pendents. Gestió de cobraments i pagaments • Preparar i emetre les factures de clients segons les condicions acordades i les indicacions internes. • Revisar les factures de proveïdors i coordinar-ne la validació interna. • Mantenir actualitzat el control de factures, venciments, cobraments i pagaments. • Comprovar els cobraments rebuts i identificar els imports pendents o vençuts. • Preparar informes de seguiment de cobraments i comunicar les incidències al responsable intern perquè en gestioni el contacte amb el client. • Preparar les propostes de pagament per a la seva aprovació. • Coordinar-se amb comptabilitat o amb la gestoria per facilitar la documentació necessària i resoldre discrepàncies. Administració de projectes i suport PMO • Mantenir actualitzades les dades, la documentació i les eines de seguiment dels projectes. • Actualitzar el seguiment de tasques, terminis i fites a partir de la informació facilitada pels responsables de projecte. • Consolidar les hores registrades i les dedicacions per projecte. • Recollir i preparar informació per als informes interns de seguiment. • Preparar les dades i els justificants necessaris per a la facturació dels projectes. • Detectar informació incompleta o discrepàncies i gestionar-ne la correcció amb l’equip intern. • Donar suport als responsables de projecte en el seguiment administratiu dels projectes. Contracte laboral temporal (12 mesos). Jornada completa. Requisitos: anglès (parlat Mitjà, escrit Superior).